Op maandagen tussen de archiefcollectie

Hallo! Ik zal mij eerst even voorstellen: Mijn naam is Caro Matulessya, ik ben geboren en getogen in de buurt van Arnhem maar woon nu onder Utrecht. Ik werk al een aantal jaar als Archivaris bij het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) in Amsterdam en heb daar dan ook voor gestudeerd waardoor ik officieel de titels erfgoedprofessional en archivaris draag. Op de afdeling data & collecties van het IISG houd ik mij bezig met alles wat met archiefverwerking te maken heeft. Het klinkt misschien niet heel spannend, maar saai is het zeker niet! Vooral als je jouw expertise in kan zetten ten behoeve van je eigen community, wat mij brengt bij wat ik doe als vrijwilliger bij Museum Maluku.

Met plezier tussen het archief

Vorig jaar kwam ik via het erfgoed netwerk in contact met het museum over de collectie. Met in het bijzonder de archiefcollectie die eind vorig jaar naar de Piekstraat in Rotterdam werd verhuisd. Omdat ik zelf (deels) Molukse roots heb, stond ik natuurlijk te popelen om mijn hulp aan te bieden. Mits ze die nodig zouden hebben. Gelukkig was dit het geval en zo geschiedde ben ik (bijna) iedere maandag met plezier tussen de archiefcollectie van het museum te vinden!

Om een beeld te kunnen schetsen van wat ik nou op zo’n maandag precies doe, zal ik toch eerst wat moeten uitleggen over wat archief nou precies is en waarom het zo belangrijk is dat dit toegankelijk wordt gemaakt voor iedereen.

Wat is ‘archief’?

Archief heeft door de jaren heen meerdere definities gekend die zowel geheel kunnen verschillen als met elkaar overlappen. Binnen het werkveld kan de vraag ‘wat is archief’ alleen al hele discussies opgooien, wat voor de professional natuurlijk heel interessant is, maar voor een gebruiker wat minder. Ik zal jullie daarom ook de grotere discussie besparen en mij beperken tot de definitie die ik het relevantst vind voor de archieven van Museum Maluku. Om archief goed te kunnen gebruiken, moet je namelijk wel begrijpen wat archief kan zijn en wat archief kan doen. Archief is documentair materiaal dat is gecreëerd, ontvangen, gebruikt en/of bewaard door een persoon, familie, organisatie, overheid of andere entiteit bij het uitvoeren van hun dagelijkse werk en/of leven. Dit materiaal is bewaard omdat het waarde heeft als bewijs van en/of informatie over activiteiten en gebeurtenissen.

Naast de bovenstaande waarde als bewijs, heeft archief ook andere functies: archief kan bijvoorbeeld functioneren als kennisbron of historische bron maar kan ook emoties opwekken, herkenning en representatie teweegbrengen of als geheugen functioneren. Dit laatste kan vooral van toepassing zijn bij archieven die afkomstig zijn uit of van ‘communities’ (zoals die van ons). Met een archief of collectie van archieven kan een community er bijvoorbeeld voor zorgen dat volgende generaties terug kunnen grijpen op als het ware een ‘collectief geheugen’ waardoor gevoelens van representatie en verbintenis tot stand komen. Hiervoor moet je wel kunnen begrijpen in welke context je een archief kan of eigenlijk moet plaatsen. De context van een archief en zijn originele orde zijn logisch en vanzelfsprekend voor de archiefvormer zelf omdat deze zelf het proces heeft meegemaakt. Dit is echter minder vanzelfsprekend voor een gebruiker die niets of weinig af weet van de archiefvormer of de situatie waarin het archief is ontstaan. Daarom wordt archief door archivarissen verwerkt, geordend en voorzien van extra informatie die deze context zoveel mogelijk kan geven. Die extra informatie noemen we metadata. Metadata betekent simpelweg data over data. Hier kan je denken aan naam van de maker van een stuk, land of stad waar het stuk over gaat, jaartallen van creatie, of een titel van de map waarin brieven zaten opgeborgen maar waarvan de map zelf niet bewaard is gebleven. Ga zo maar door. Al deze metadata wordt toegevoegd zodat iedereen als het ware met ‘dezelfde bril’ oftewel dezelfde context naar de inhoud van de archiefstukken kan kijken.

In de praktijk

Dit zegt natuurlijk niets over interpretatie van het archief. Hoe je de inhoud interpreteert mag je geheel zelf bepalen want dat wordt door deze verwerking juist mogelijk gemaakt. Wanneer een archief verwerkt is, spreken we van een toegankelijk archief en dat is wat ik in theorie doe voor de archieven van Museum Maluku! In de praktijk betekent het dat ik veel documenten doorga en constant uit probeer te zoeken waarom bepaalde documenten bij elkaar liggen, wat het doel van de documenten was en wanneer in welke context deze door de archiefvormer gemaakt, gebruikt, verzameld of ontvangen zijn. Omdat ik ook nog eens een archivaris ben die onderdeel uitmaakt van de community waarover de archieven gaan, voelt mijn werk extra betekenisvol en hoop ik het mogelijk te maken voor de komende generaties van onze community om een of meerdere van de voorgenoemde functies uit de archieven te halen!

Caro Matulessya
Data & Collections Archivist
Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis